Οδηγός για επίσημες (επικυρωμένες) μεταφράσεις

Η επίσημη μετάφραση είναι ένα περίπλοκο θέμα που συχνά προκαλεί σύγχυση στον κόσμο, ενώ έχει παρατηρηθεί ότι οι κρατικοί λειτουργοί πολλές φορές δεν έχουν επαρκή ενημέρωση για να παρέχουν εμπεριστατωμένες πληροφορίες και οδηγίες. Για την καλύτερη εξυπηρέτησή σας, λοιπόν, έχω ετοιμάσει έναν Οδηγό επίσημων μεταφράσεων με πληροφορίες που πρέπει να προσέξετε για τη σωστή προετοιμασία των εγγράφων σας. Καθώς η διαδικασία και οι προδιαγραφές που πρέπει να τηρούνται στις επίσημες μεταφράσεις είναι συγκεκριμένες, σας συνιστώ να μελετήσετε προσεκτικά τον Οδηγό, ούτως ώστε να αποφύγετε γραφειοκρατικές ταλαιπωρίες.

Τι είναι όμως η επίσημη μετάφραση και σε τι διαφέρει από τις κοινές μεταφράσεις;
Πολύ συχνά οι μεταφράσεις μας καταλήγουν σε δημόσιες (ή ακόμα και ιδιωτικές) αρχές και χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία ή δικαιολογητικά για την έκβαση διαφόρων υποθέσεων. Μερικά ενδεικτικά παραδείγματα είναι τα εξής:
μεταφράσεις που χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία στο δικαστήριο και καθορίζουν την έκβαση μια δίκης

  • Μεταφράσεις που κατατίθενται ως δικαιολογητικά σε ασφαλιστικούς φορείς και επηρεάζουν την αποδοχή ή την απόρριψη μιας αίτησης συνταξιοδότησης καθώς και το ποσό σύνταξης
  • Μεταφράσεις ιατρικών γνωματεύσεων και εξετάσεων που προσκομίζονται σε νοσοκομεία και χρησιμοποιούνται για να καθοριστεί ο τρόπος συνέχισης μιας θεραπείας
  • Μεταφράσεις πτυχίων και δικαιολογητικών που θα επηρεάσουν την απόφαση πλήρωσης ή μη των κριτηρίων πρόσληψης εργαζομένου
  • Μεταφράσεις τεχνικών προδιαγραφών και δηλώσεων συμμόρφωσης με την κείμενη νομοθεσία, με βάση τις οποίες χορηγούνται άδειες κυκλοφορίας εισαγόμενων προϊόντων
  • Μεταφράσεις φορολογικών εγγράφων που ζητούνται με σκοπό τη διεκπεραίωση διαφόρων υποθέσεων σε εφορίες κ.α.

Αυτές είναι οι επίσημες μεταφράσεις και διαφέρουν από τις κοινές στο ότι ο μεταφραστής καλείται δια της υπογραφής και σφραγίδας του να αναλάβει τη νομική ευθύνη για την ορθότητα και την ακρίβεια του μεταφράσματος.

Κι ενώ γενικώς η μετάφραση δεν είναι κλειστό επάγγελμα (ο καθένας μπορεί να κάνει έναρξη ως μεταφραστής στην εφορία), στην περίπτωση των επίσημων μεταφράσεων, ακριβώς λόγω της κρισιμότητας που περιγράψαμε παραπάνω, ο νόμος παρέχει το αντίστοιχο δικαίωμα μόνο σε συγκεκριμένες ομάδες επαγγελματιών.

Ποιος, όμως, έχει επομένως δικαίωμα να κάνει επίσημες (επικυρωμένες) μεταφράσεις στην Ελλάδα;
Όσον αφορά τους μεταφραστές στην ελεύθερη αγορά το ελληνικό κράτος παρέχει δικαίωμα εκπόνησης επίσημων μεταφράσεων στους πτυχιούχους μεταφραστές του Ιονίου Πανεπιστημίου. Το δικαίωμα των αποφοίτων μεταφραστών του Ιονίου Πανεπιστημίου πηγάζει από το Π.Δ. 169 της 17.06.2002 (ΦΕΚ 156/2.7.02) και ενδεικτικά την ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583 του ΥΠΕΣ και την απόφαση ΣτΕ 2799/2013. Οι απόφοιτοι του Ιονίου Πανεπιστημίου περιλαμβάνονται, επίσης, ως επίσημοι μεταφραστές και σε πολλές εγκυκλίους διαφόρων υπηρεσιών.

Οι μεταφράσεις των αποφοίτων μεταφραστών του Ιονίου Πανεπιστημίου αναγνωρίζονται από δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς στο εσωτερικό και το εξωτερικό της χώρας. Στην κατηγορία αυτή των επίσημων μεταφραστών εντάσσομαι κι εγώ προσωπικά ως απόφοιτος του Τμήματος Ξένων Γλωσσών Μετάφρασης και Διερμηνείας του Ιονίου Πανεπιστημίου και μέλος της Πανελλήνιας Ένωσης Επαγγελματιών Μεταφραστών Πτυχιούχων του Ιονίου Πανεπιστημίου (ΠΕΕΜΠΙΠ). Έχοντας, επομένως, δικαίωμα υπογραφής και επικύρωσης των μεταφράσεών μου μπορώ να σας εξυπηρετήσω στις συναλλαγές σας με τις αρχές.

Άλλοι φορείς με δικαίωμα εκπόνησης επίσημων μεταφράσεων στην Ελλάδα είναι οι εξής:
Η μεταφραστική υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών για τη μετάφραση ξενόγλωσσων εγγράφων προς την ελληνική και ελληνικών εγγράφων προς ξένη γλώσσα
Οι δικηγόροι για τη μετάφραση ξενόγλωσσων και μόνο εγγράφων προς την ελληνική (μετά την ολοκλήρωση της φοίτησής μου στη Νομική Σχολή Αθηνών θα έχω τη δυνατότητα υπογραφής και με την ιδιότητα του δικηγόρου)
Οι συμβολαιογράφοι, το δικαίωμα των οποίων περιορίζεται στη μετάφραση προς την ελληνική των ξενόγλωσσων εγγράφων που είναι χρήσιμα για την κατάρτιση πράξεων της αρμοδιότητάς τους

Οι επίσημες μεταφράσεις των παραπάνω φορέων έχουν όλες ισότιμη ισχύ. Για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών, βέβαια, συνιστώ πάντα να επιβεβαιώνεται η αποδοχή με το αρμόδιο γραφείο κατάθεσης των δικαιολογητικών, καθώς ορισμένες υπηρεσίες μπορεί να ακολουθούν ειδικές διατάξεις και να έχουν συγκεκριμένες ρητές απαιτήσεις.

Πώς πρέπει να ετοιμάσω τα έγγραφά μου για να κάνω επίσημη μετάφραση;
Αφού, λοιπόν, έχετε ξεκαθαρίσει σε ποιον θα αναθέσετε την επίσημη μετάφραση, το επόμενο βήμα είναι να ετοιμάσετε τα έγγραφά σας. Για τον σκοπό αυτό καλό είναι να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες πληροφορίες.

Το πρωτότυπο κείμενο επισυνάπτεται στην επίσημη μετάφραση και τα δύο έγγραφα μαζί αποτελούν ενιαίο και αναπόσπαστο σύνολο. Το πρωτότυπο που θα επισυναφθεί μπορεί να βρίσκεται στις ακόλουθες μορφές:

Απλό αντίγραφο πρωτοτύπου: Μπορεί να παραδοθεί σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Εφόσον επιλέξετε την ηλεκτρονική μορφή προτείνω πάντα να το στέλνετε σε μορφή PDF για να διευκολύνεται η εκτύπωση αντιγράφου.
Το γνήσιο έγγραφο που έχετε στα χέρια σας: Εάν είναι απαραίτητο στη μετάφραση να επισυναφθεί το γνήσιο έγγραφο κι όχι αντίγραφο αυτού, τότε αυτό παραδίδεται μόνο σε έντυπη μορφή. Στην περίπτωση αυτή μπορείτε να το φέρετε στο γραφείο μου ή να το στείλετε ταχυδρομικά.
Θεωρημένο πρωτότυπο ή θεωρημένο αντίγραφο πρωτοτύπου: Παραδίδεται επίσης σε έντυπη μορφή. Μπορείτε να το φέρετε στο γραφείο μου ή να το στείλετε ταχυδρομικά. Σε περίπτωση που χρειαστεί οποιαδήποτε θεώρηση του πρωτοτύπου ή αντιγράφου αυτού, π.χ. επισημείωση της Χάγης ή θεώρηση πρωτοτύπου από προξενικές αρχές, θα πρέπει να τοποθετηθεί στα έγγραφα πριν ξεκινήσει η διαδικασία της μετάφρασης.

Το ποια από τις παραπάνω μορφές θα επιλέξετε εξαρτάται βασικά από τις προδιαγραφές της υπηρεσίας κατάθεσης δικαιολογητικών και συνιστάται πάντα να γίνονται οι σχετικές διευκρινίσεις με τον αρμόδιο υπάλληλο πριν ξεκινήσει η διαδικασία της μετάφρασης.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Το πιστοποιητικό μου έχει εκδοθεί σε άλλη χώρα. Μήπως πρέπει η μετάφραση να γίνει από το εκεί προξενείο ή από επίσημους μεταφραστές της χώρας έκδοσης και όχι στην Ελλάδα;
Τα προξενεία δεν παρέχουν μεταφραστικές υπηρεσίες στο κοινό. Αυτό που κάνουν συνήθως είναι να συνεργάζονται με επίσημους μεταφραστές της περιοχής τους για να εξυπηρετήσουν τις δικές τους ανάγκες. Αν πρόκειται δηλαδή να γίνει μια διαδικασία τοπικά π.χ. στο προξενείο της Στουτγάρδης, ε τότε δεν θα στείλουν οι υπάλληλοι τον πολίτη στην Αθήνα για να κάνει επίσημες μεταφράσεις και να τους τις φέρει. Είναι λογικό και πιο πρακτικό να σας συστήσουν έναν μεταφραστή που εργάζεται τοπικά. Αυτό δεν σημαίνει, όμως, ότι όλα τα έγγραφα που εκδίδονται στη Γερμανία πρέπει υποχρεωτικά να μεταφράζονται με τον ίδιο τρόπο. Εάν βρίσκεστε ήδη στην Ελλάδα, είναι προτιμότερο και πιο πρακτικό να απευθυνθείτε σε έναν από τους φορείς που περιγράψαμε παραπάνω. Στην ουσία ο γνώμονας, με βάση τον οποίο θα κινηθείτε, είναι η υπηρεσία κατάθεσης δικαιολογητικών. Καθώς κάθε χώρα έχει τους δικούς της κανόνες όσον αφορά την αποδοχή των επίσημων μεταφράσεων, καλό είναι να ζητάτε πάντα σχετικές διευκρινίσεις από την αρμόδια υπηρεσία πριν ξεκινήσετε τη μετάφραση.

Πρέπει να έχουν και τη σφραγίδα της Χάγης τα έγγραφα για να τα μεταφράσετε;
Η σφραγίδα της Χάγης (apostille) τίθεται στα δημόσια έγγραφα προκειμένου να βεβαιωθεί η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα, με την οποία ενήργησε ο υπογράφων. Το αν τη χρειάζεστε ή όχι δεν εξαρτάται από τον μεταφραστή. Εξαρτάται βασικά από την υπηρεσία κατάθεσης των δικαιολογητικών κι εκεί θα πρέπει να το διευκρινίσετε. Η επίσημη μετάφραση μπορεί να γίνει και χωρίς τη σφραγίδα της Χάγης. Αν, όμως, ο αρμόδιος υπάλληλος στο γραφείο κατάθεσης δικαιολογητικών σας τη ζητήσει, τότε θα πρέπει να φροντίσετε να τη βάλετε στα έγγραφά σας πριν ξεκινήσει η διαδικασία της μετάφρασης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗ ΤΗΣ ΧΑΓΗΣ ΠΡΟΗΓΕΙΤΑΙ ΠΑΝΤΑ ΤΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ

Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με διαδικαστικά ζητήματα της σφραγίδας της Χάγης μπορείτε να συμβουλευτείτε τους ακόλουθους συνδέσμους:
http://www.apdattikis.gov.gr/wp-content/uploads/sfragida%20tis%20xagis/xrisimes-plirofories.pdf
http://www.ypes.gr/UserFiles/f0ff9297-f516-40ff-a70e-eca84e2ec9b9/Apostille-11062015.pdf

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter